Customer Success Story: Arbeiterkammer Oberösterreich – Agiler IT-Service für eine bessere Arbeitswelt dank mountX
Einleitung: Starke Interessenvertretung braucht starke IT-Prozesse
Seit über 100 Jahren setzt sich die Arbeiterkammer Oberösterreich (AK OÖ) für gute Arbeits- und Lebensbedingungen von mehr als 650.000 unselbstständig Erwerbstätigen ein. Allein im Jahr 2022 führten ihre Experten rund 321.000 Beratungen durch. Gerade in von Wandel geprägten Zeiten steigt der Beratungsbedarf kontinuierlich an. Um diesen enormen Wissenstransfer und Support zu gewährleisten, benötigen die rund 550 Beschäftigten der AK OÖ absolut verlässliche und leistungsfähige digitale Arbeitsplätze.
Hier kam mountX ins Spiel: Als spezialisierter Matrix42-Partner hat mountX die IT-Service-Abwicklung der AK OÖ modernisiert und eine agile, zukunftssichere Service-Landschaft geschaffen.
Die Herausforderung: Starre Helpdesk-Systeme bremsen den Support aus
Mit der Zunahme von Remote-Arbeit und einer wachsenden Zahl digitaler Anwendungen wurde das Endpoint Management und der Benutzer-Support bei der AK OÖ zunehmend komplexer. Das größte Problem: Das alte, starre Helpdesk-System der IT-Abteilung.
- Aufwendige Anpassungen: Jede Änderung an den Arbeitsabläufen musste kompliziert und teuer direkt vom Software-Hersteller programmiert werden.
- Mangelnde Integration: Das System spielte nicht sauber mit dem bestehenden Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) zusammen.
- Verzögerungen im Betrieb: Die Einrichtung neuer Endgeräte sowie das Bereitstellen von Software und Updates dauerten viel zu lange.
- Fehlender Überblick: Es gab keine durchgängige Übersicht darüber, wie viele Anfragen (Requests) offen waren, wer daran arbeitete und wie der aktuelle Status war.
Die IT-Verantwortlichen suchten daher nach einer flexiblen, ITIL-konformen Plattform für das IT Service Management (ITSM), die alle Deployment-Prozesse nahtlos integriert.
Die Lösung: Ein schlankes Gesamtsystem mit mountX und Matrix42
In enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam von mountX wurde die Softwareplattform von Matrix42 evaluiert und zügig implementiert. Der Fokus von mountX lag darauf, das Client Lifecycle Management und das IT Service Management in einem zentralen, transparenten und hochgradig automatisierten System zu bündeln.
Die Kernpunkte der Umsetzung durch mountX:
- Schlanke IT-Architektur (UEM): Einführung von Matrix42 Unified Endpoint Management (UEM) für Softwareverteilung, Paketierung und Patch Management.
- Effiziente Außenstellen-Anbindung: Die Softwareverteilung in den Außenstellen wurde über optimierte Distribution Points organisiert.
- Zentraler Service Desk: Migration und Neuaufsetzung der wichtigsten Workflows. Heute wickelt die AK OÖ rund 20 unterschiedliche Service-Prozesse (teilweise mit mehrstufigen Genehmigungsläufen) über das System ab.
- Integration bestehender Systeme: Nahtlose Anbindung an das Active Directory und die interne UEM-Struktur.
Umsetzung & Projekterfolg: Agilität statt Hersteller-Abhängigkeit
Ein entscheidender Erfolgsfaktor des Projekts war die neugewonnene Unabhängigkeit für das IT-Team der AK OÖ. Dank der Konfiguration durch mountX kann das interne Service-Team der Arbeiterkammer die Workflows nun komplett eigenständig anpassen.
Mit dem alten System war es fast unmöglich, Workflows selbst zu gestalten. Wir waren immer auf den Hersteller angewiesen. Jetzt kann unser Service-Team selbst aktiv werden und individuelle Onboarding-Prozesse erstellen. Dadurch sparen wir mindestens 80 Prozent des bisherigen Zeitaufwands und der laufenden Kosten.
Jürgen Wolfinger, Teamleiter IT-Infrastruktur, Arbeiterkammer Oberösterreich
Darüber hinaus orientieren sich die Prozesse nun konsequent am ITIL®-Framework. Standardisierte Abläufe für Incidents, Problems und Changes erleichtern die tägliche Arbeit im Team massiv.
Ergebnisse: Massive Kosteneinsparung und rasantes Deployment
Die Zusammenarbeit mit mountX brachte für die AK OÖ messbare, signifikante Verbesserungen im täglichen Betrieb:
- 70.000 Euro Investitionskosten eingespart: Statt an jedem Standort einen eigenen teuren Server für das Software-Deployment betreiben zu müssen, genügt dank der intelligenten Architektur nun ein Standard-Rechner. Die Hardware-Kosten sanken um 75 Prozent.
- Geräte-Einrichtung von 2 Stunden auf 45 Minuten verkürzt: Trotz gestiegener Anforderungen an Software-Pakete ist ein neuer PC heute in einem Bruchteil der Zeit einsatzbereit. Bei rund 400 Clients pro Jahr spart dies eine enorme Menge an wertvoller Arbeitszeit.
- Halbierte Paketierungszeit: Die IT-Abteilung benötigt im Durchschnitt nur noch die Hälfte der Zeit für die Paketierung neuer Applikationen.
- Durchgängige Transparenz: Sowohl die IT-Mitarbeiter als auch die Anwender sehen heute zu jedem Zeitpunkt in Echtzeit, wie der aktuelle Bearbeitungs- oder Installationsstatus eines Tickets ist.
Zukunft & Ausblick: Kontinuierliche Weiterentwicklung
Die neue Plattform hat der Arbeiterkammer Oberösterreich genau die Flexibilität zurückgegeben, die eine moderne, veränderte Arbeitswelt verlangt. Das System bietet der IT-Abteilung das perfekte Fundament, um mit den zukünftigen Anforderungen der Digitalisierung Schritt zu halten.
Dank Matrix42 und der strukturierten Einführung durch mountX sind wir in der Lage, mit den gestiegenen Anforderungen Schritt zu halten und unser Service Management gezielt in Richtung ITIL weiterzuentwickeln.
Dominik Schnallinger, Systemadministrator, Arbeiterkammer Oberösterreich
Fazit: Digitale Exzellenz für den perfekten Mitgliederservice
Die Erfolgsgeschichte der Arbeiterkammer Oberösterreich zeigt eindrucksvoll, wie der Wechsel von einem starren System zu einer agilen Service-Management-Plattform den gesamten Betrieb beflügeln kann. Mit mountX als Partner wurden nicht nur technische Probleme gelöst, sondern spürbare finanzielle und zeitliche Freiräume geschaffen – Freiräume, die letztlich direkt den 650.000 Mitgliedern der AK OÖ zugutekommen.
Links
