Control System

Beschreibung

Diese Erweiterung erleichtert das Erstellen von wiederkehrenden Aufgaben in Matrix42. Einfach eine Aufgabenvorlage erstellen und festlegen, wie oft neue Aufgaben generiert werden sollen – täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Man muss sich nie wieder Sorgen machen, wichtige Aufgaben zu vergessen.

Umfang der Erweiterung

Nach der Installation des Kontrollsystems wird eine neue Applikation im Menü verfügbar sein.

In dieser Applikation gibt es zwei Navigationsobjekte, die die Erstellung und Übersicht von wiederkehrenden Aufgaben ermöglichen.

Die Erweiterung enthält zudem eigene Dialoge, Schnellansichten, Aktionen, Datendefinitionen, Konfigurationselemente, Datenlisten, Datenquellen und Benutzerrollen sowie eine Modulaktivierung, die täglich kontrolliert, ob Aufgaben generiert werden.

Erstellen einer Wiederkehrenden Aufgabe

Mit der Aktion „Wiederkehrende Aufgabe hinzufügen“ wird ein Dialog geöffnet, der verschiedene Tabs zur Konfiguration der Aufgabe enthält.

1. Aufgabe

In diesem Tab wird das Wurzelelement der wiederkehrenden Aufgabe festgelegt. Es sind die folgenden Angaben erforderlich:

• Betreff und Beschreibung der Aufgabe.

Dieser Tab definiert nicht die generierte Aufgabe selbst, sondern legt fest, was zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss. Wird ein Verantwortlicher oder eine verantwortliche Rolle zugewiesen, wird diese Zuordnung auf die generierte Aufgabe übertragen.
Mit der Checkbox „Deaktiviert“ kann die wiederkehrende Aufgabe deaktiviert werden, sodass keine neuen Aufgaben mehr erstellt werden.

2. Vorlage

In diesem Tab wird die Vorlage für die zu generierende Aufgabe festgelegt und auch hier sind Betreff und Beschreibung erforderlich. Der Verantwortliche oder die verantwortliche Rolle wird standardmäßig von der wiederkehrenden Aufgabe übernommen, kann jedoch für die generierte Aufgabe angepasst werden.
An die zugewiesene Person oder Rolle wird anschließend eine Benachrichtigung verschickt. Wurde ein Verantwortlicher festgelegt, wird der Status der Aufgabe auf „Zugewiesen“ gesetzt, andernfalls auf „Neu“.

3. Zeit

In diesem Tab wird der Zeitraum sowie der Wiederholungszyklus für die zu generierenden Aufgaben definiert:

• Startdatum: Das aktuelle Datum wird standardmäßig gesetzt. Aufgaben werden ab diesem Datum generiert. Beispiel: Aufgaben können so konfiguriert werden, dass sie erst ab einem bestimmten Datum (z.B. Mitte des Jahres) erstellt werden.
• Enddatum: Legt fest, bis wann Aufgaben generiert werden sollen. Standardmäßig ist dieses Feld deaktiviert (die Generierung endet nie).
• Erstelldatum: An diesem Datum wird die Aufgabe erstellt.
• Fälligkeitsdatum: Bis zu diesem Datum muss die Aufgabe abgeschlossen sein.
• Intervall: Wählen Sie den gewünschten Wiederholungszyklus aus:

Täglich: Erstell- und Fälligkeitsdatum werden automatisch festgelegt.

Wöchentlich: Wochentag bestimmen, an dem die Aufgabe erstellt und fällig wird (z.B. Aufgabe wird montags erstellt und donnerstags fällig).

Monatlich: Auswahl des Tags imMonat, an dem die Aufgabe erstellt und fällig wird (z.B. Aufgabe wird am 3. jedes Monats erstellt und am 25. fällig).

Beim monatlichen Intervall gibt es auch die Möglichkeit, die Checkbox “Ende des Monats” auszuwählen, die das Fälligkeitsdatum automatisch auf den letzten Tag im Monat setzt.

Jährlich: Eingabe von Tag und Monat, an dem die Aufgabe erstellt und fällig wird (z.B. Aufgabe wird am 10. Januar erstellt und am 10. November fällig).

4. Assets In diesem Tab können manuell Assets hinzugefügt werden, die der wiederkehrenden Aufgabe zugeordnet werden.
5. Erstellte Aufgaben In diesem Tab werden alle bisher generierten Aufgaben angezeigt.

Nach der Erstellung der wiederkehrenden Aufgabe wird zu dem festgelegten Zeitpunkt eine neue Aufgabe generiert und eine E-Mail-Benachrichtigung an den festgelegten Verantwortlichen oder die verantwortliche Rolle versendet. Die Aufgaben werden täglich zwischen 1:00 und 4:00 Uhr generiert.

In der Schnellansicht der Wiederkehrenden Aufgabe werden die generierten Aufgaben in einer Tabelle angezeigt und verlinkt.

Hinzufügen von Aktionen

Wenn die generierten Aufgaben direkt im Kontrollsystem bearbeitet werden sollen (und nicht nur im Service Desk), müssen die entsprechenden Aktionen auch für das Kontrollsystem freigeschaltet werden. Standardmäßig sind für wiederkehrende Aufgaben die Aktionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ sowie für generierte Aufgaben die Aktion „Bearbeiten“ verfügbar.

Die Standard-Aktionen, die für Aufgaben im Service Desk zur Verfügung stehen, sind wie folgt:

Um eine dieser Aktionen auch im Kontrollsystem anzuwenden, muss die gewünschte Aktion in der Applikation „Administration - Benutzeroberfläche - Aktionen“ bearbeitet werden.

Im Bearbeitungsdialog muss das Kontrollsystem bei den Anwendungen hinzugefügt werden. Danach steht die Aktion auch in dieser Applikation für die generierten Aufgaben zur Verfügung.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Benutzerrollen für die Aktion berechtigt sind. Mit der Aktion „Zielgruppen setzen“ können die entsprechenden Rollen hinzugefügt werden.

Optional: Soll eine Aktion auch für wiederkehrende Aufgaben verfügbar sein, muss im Bearbeitungsdialog der Aktion unter „Konfigurationselemente“ auch „Wiederkehrende Aufgabe (MTX_RecurringTaskType)“ hinzugefügt werden.