Outlook Out of Office Synch

Beschreibung

Dieser benutzerdefinierte Workflow nutzt die Microsoft Graph API, um die Abwesenheitseinstellungen automatisch von Outlook nach Matrix42 zu synchronisieren. Mit dieser Funktion müssen Benutzer ihre Abwesenheitszeiten nur in Outlook festlegen, und die Informationen werden in Matrix42 aktualisiert.

Umfang der Erweiterung

Mit der Installation dieser Erweiterung wird ein speziell entwickelter Workflow in der Automation Engine zur Verfügung gestellt, der die Outlook-Abwesenheitsdaten über die Microsoft Graph API abruft. Die zugehörige Modulaktivierung sorgt dafür, dass dieser Vorgang regelmäßig und automatisiert erfolgt. Ergänzt wird die Lösung durch eigene Workflowschritte, Flowcharts sowie die Integration der notwendigen Service Connection. Auch rollenbasierte Zugriffskontrollen können angepasst werden, um eine sichere Nutzung innerhalb der Organisation zu gewährleisten.

Service-Verbindung einrichten

Bevor die Erweiterung genutzt werden kann, ist zunächst eine App-Registrierung im Azure-Portal erforderlich. Diese dient dazu, Matrix42 den Zugriff auf die Kalenderdaten der Benutzer über die Microsoft Graph API zu ermöglichen. Die App benötigt mindestens die Berechtigung MailboxSettings.Read. Sobald die App registriert ist, wird sie in Matrix42 als Service-Verbindung eingebunden. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie im offiziellen Matrix42 Help Center unter folgendem Link: https://help.matrix42.com/030_ESMP/030_INT/Business_Processes_and_API_Integrations/Service_Connections

Service Verbindung im Workflow anpassen

Nach erfolgreicher Anlage der Service-Verbindung ist diese im entsprechenden Workflow zu hinterlegen. Dazu wird im Bereich Administration – Dienste & Prozesse – Workflow-Studio – Workflow-Definitionen die Definition mit dem Namen „Engine Activations - Sync User Mailbox Settings (Graph API)“ aufgerufen.

In der Vorschauansicht des Workflows wird die Option „Im Studio editieren“ ausgewählt, wodurch sich das Workflow Studio öffnet. Durch Auswahl von „Auschecken“ wird der Bearbeitungsmodus aktiviert.

Innerhalb der Workflow-Struktur erfolgt die Navigation über die Knoten „Get Users“, „Flowchart“, „Try Get Mailbox Settings“ bis zum inneren „Flowchart“.

Dort wird die Aktivität „Get Mailbox Settings“ per Doppelklick geöffnet. In den Eigenschaften dieser Aktivität wird die zuvor erstellte Service-Verbindung hinterlegt. Anschließend wird der Workflow wieder eingecheckt und freigegeben, damit die Änderungen wirksam werden.

Modulaktivierung aktivieren

Für eine regelmäßige Ausführung der Synchronisation ist im Administrationsbereich die entsprechende Modulaktivierung zu aktivieren. Diese befindet sich unter Dienste & Prozesse – Modulaktivierungen. Nach der Aktivierung wird der hinterlegte Workflow automatisch gemäß dem voreingestellten Zeitplan ausgeführt.

Bei Bedarf kann der Zeitplan im Bearbeitungsdialog individuell angepasst werden, beispielsweise auf eine tägliche oder stündliche Ausführung.